Kennen wir das nicht alle: wir sind auf einer Hochzeit und die Trauzeugen, Geschwister oder andere Menschen, die dem Brautpaar sehr nahestehen, sind so stark eingespannt, dass sie von „genießen der Hochzeit“ weit entfernt sind? „Hier fehlt eine Blumenvase. Der DJ ist noch gar nicht da, obwohl er längst vor Ort sein sollte. Hat schon jemand die Geschenke ins Auto geladen? Und warum ist eigentlich der erste Gang, wie vereinbart, noch nicht serviert?“ Die Liste der Beispiele und Aufgaben ist SEHR lange!
Wenn ich ehrlich bin, finde ich es immer total schade, denn unsere Trauzeugen nicht meist die wichtigsten Menschen in unserem Leben? Und haben sie es nicht verdient, die Feier in vollen Zügen genießen zu dürfen?
Der „Wedding Day Coordinator“ nimmt euch und euren Trauzeugen genau diesen Stress ab! Heute möchte ich euch einen kleinen Einblick geben, für was ein Weddingday Coordinator zuständig ist und wie das Ganze abläuft.
Nach eurer Anfrage vereinbaren wir erst einmal ein Telefonat, indem ihr mir eure groben Pläne und den Ablauf für den Hochzeitstag schildert. Auf der Grundlage dieser Angaben erstelle ich euch ein individuelles Angebot. Hierfür kalkuliere ich ca. 20 Arbeitsstunden (Vorbesprechungen mit euch und euren Dienstleistern, Absprachen mit Trauzeugen & Familie, Erstellung des Tagesablaufs, Vorbereitungen für den Tag und natürlich die Tagesbetreuung selbst).
Ca. 2-4 Wochen vor der Hochzeit treffen wir uns für eine ausführliche Übergabe.
Diese dauert in der Regel ca. 2-3 Stunden. Ihr erhaltet schon im Vorfeld von mir als Weddingday Coordinator eine Checkliste, welche Informationen ich von euch benötige. In dieser Checkliste ist zum Beispiel die Abfrage eurer Dienstleister + Kontaktdaten und Details, der grobe Ablauf, Sitzplan etc. gelistet. Um so mehr Infos ich von euch bekomme, um so besser bin ich am Tag selbst informiert und kann mich perfekt darauf vorbereiten.
Mit all diesen Informationen kann ich mich nun ans Werk machen.
Ich erstelle einen detaillierten Ablaufplan. Was passiert wann? Und wann trifft welcher Dienstleister ein?
Nach der Erstellung des Ablaufplans kontaktiere ich alle eure Dienstleister. Ich stelle mich als Ansprechpartner/Weddingday Coordinator für den Tag vor, kläre offene Fragen und schicke ihnen den detaillierten Ablaufplan. Wichtig ist, dass die Dienstleister wissen, falls am Tag selbst etwas sein sollte, kontaktieren sie mich und nicht euch. So könnt ihr, egal was kommt, von Anfang an euren großen Tag genießen!
Der große Tag ist gekommen
Während ihr entspannt mit eurem/r Trauzeugen/in beim Getting ready seid, treffe ich in der Location ein. Ich mach mir vor Ort ein Bild und schon trudeln die ersten Dienstleister ein.
Ich koordiniere den Aufbau, bespreche alle Details und kümmere mich um unvorhersehbares (und glaubt mir, DAS gibt es auf wirklich jeder Hochzeit 😊).
Oftmals muss vormittags die Outdoor oder Indoor Wahl für die freie Trauung getroffen werden. Als euer Weddingday Coordinator checke ich regelmäßige die Wetterapp und bespreche mit den Dienstleistern vor Ort das weitere Vorgehen. Ich übernehme außerdem eure letzten Vorbereitungen, von Willkommensschild aufstellen, bis Namensschilder und Freudentaschentücher verteilen o.ä.
Mit meiner langjährigen Erfahrung habe ich einen perfektionistischen Blick für die kleinen Details und das große Gesamtbild. Vor Ort werden noch die letzten Detailabsprachen mit den Dienstleistern getroffen und dann geht es auch los: der Einzug der Braut! Als Weddingday Coordinator gebe ich dem/der Sänger/in ein Zeichen und er/sie startet die Musik.
Während ihr die Trauung in vollen Zügen genießen könnt, geht der Trubel im Hintergrund weiter. Ich bereite gemeinsam mit der Location den Sektempfang, Tortrenanschnitt und die finalen Details des Dinner-Saales vor.
Für euch ist es euer größter Tag im Leben, ihr solltet jede Sekunde genießen können! Nach der vielen Arbeit, die ihr selbst in die Planung gesteckt habt, solltet ihr an diesem einmaligen Tag wissen, da ist jemand, der kümmert sich um ALLES und ihr könnt abschalten.
Während des Tages koordiniere ich als Weddingday Coordinator den gesamten Ablauf, kümmere mich um die auftauchenden „Problemchen“, bin Ansprechpartner für eure Gäste, alle Dienstleister und natürlich euch, denke immer einen Schritt voraus und bin im ständigen Austausch mit dem Servicepersonal.
Während die Party längst steigt, packe ich alle eure Geschenke in ein Auto und verteile die Trinkgelder an Dienstleister und die Location und mein Job als Weddingday Coordinator neigt sich so langsam dem Ende zu.
Ihr habt noch Fragen oder Interesse an einer Tagesbetreuung? Kontaktiert mich gerne! :-)
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